Lainnya

Kegunaan dan Fungsi Mail Merge serta 5 Cara Mudah Membuatnya di Word

Pekerjaan Anda mengharuskan mengirim surat ke banyak penerima sekaligus? Pasti cukup merepotkan jika harus dikirim satu per satu bukan? Nah, tahukah Anda bahwa Microsoft Word memiliki fitur yang bernama mail merge? Mail merge merupakan fitur yang memudahkan Anda dalam melakukan korespondensi. Jadi, apa itu gabungan surat dan bagaimana cara kerjanya? Baca artikel ini lebih lanjut, ya!

Apa itu gabungan surat?

Mail merge merupakan fitur pada Microsoft Word yang dapat memudahkan pengguna dalam mengirim surat. Dengan gabungan surat, pengguna dapat membuat beberapa dokumen secara pribadi untuk penerima surat.
Surat yang dapat dibuat dengan fitur ini misalnya surat promosi penjualan, surat undangan, invoice, dan masih banyak jenis dokumen lainnya.
pengguna dapat menggunakan dalam gabungan :

  • Surat atau
  • surat atau
  • amplop ,
  • label surat

yang Surat itu , a . Arsip penting yakni isi pesan yang wujudnya senantiasa. Jadi, satu teks atau dokumen formulir akan dikirim. Intinya, ini adalah format dasar yang akan dikirim ke banyak penerima. Sedangkan sumber data adalah data yang akan digabungkanmenjadidokumen utama. Asal data ini bisa berbeda. Keempat sumber data tersebut antara lain:

  • Microsoft Office Excel Worksheets
  • Office Word
  • Microsoft Office Outlook Daftar Kontak
  • Tabel Database Microsoft Office Access

Penggunaan dan fungsi mail merge

Fitur ini Microsoft menawarkan berbagai keunggulan yang memudahkan pekerjaan kita. Kegunaan dan fungsi mail merge adalah:

1. Mempermudah pekerjaan pengiriman surat

Bagi yang terbiasa mengirim surat setiap hari ke banyak penerima sekaligus, kegiatan ini bisa dibilang cukup merepotkan. Jika ada kesalahan sekecil apapun dan surat sudah terkirim, tidak dapat diperbaiki karena penerima pasti sudah membacanya.
Dengan mail merge, pekerjaan ini jauh lebih mudah. Pengguna dapat membuat dokumen utama yang sama persis. Hanya ada sedikit perbedaan yang bisa diatur dalam detail datanya. Misalnya, nama penerima, alamat, dan sebagainya.

2. Pekerjaan menjadi lebih cepat

Menyiapkan dokumen dan mengirimkannya ke banyak penerima sekaligus kini dapat dilakukan jauh lebih cepat, praktis, dan efisien, sehingga pengguna tidak perlu membuang banyak waktu dan dapat melakukan pekerjaan lain yang lebih penting.

3. Dapat membuat banyak jenis dokumen

Tidak hanya dapat membuat surat, mail merge juga dapat digunakan untuk membuat jenis dokumen lainnya. Misalnya amplop, label, sertifikat, dan masih banyak lagi. Jauh lebih simpel dan mudah hanya dengan satu aplikasi. Rata-rata fitur ini banyak dipakai oleh sekretaris, administrasi, HRD, serta lain-lain.Kegunaan dan Fungsi Mail Merge serta 5 Cara Mudah Membuatnya di Word

5 Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word

Itu Sulit Mail Merge? Sama sekali tidak. Penggunaan fitur ini dapat dipelajari dengan mudah dan tidak memakan waktu lama. Beberapa langkah dalam membuat mail merge adalah:

1. Membuat dokumen sumber data

Langkah pertama untuk membuat mail merge adalah membuat dokumen sumber data di Microsoft Excel. Sumber data ini dirancang khusus sesuai dengan kebutuhan setiap pengguna, sehingga dibuat secara manual.
Misalnya untuk mengirim data ke banyak penerima dan alamat sekaligus, maka dokumen tersebut berisi daftar nama, alamat, dan bisa dengan tambahan nomor telepon atau data lain dari penerima.

2. Membuat dokumen utama

Setelah sumber data selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah membuat dokumen utama. Berikut adalah dokumen yang dibuat di Microsoft Word. Soal konten, tentunya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pengguna. Misalnya membuat surat undangan rapat, surat penawaran barang, surat pemberitahuan, proposal, sertifikat, dan lain sebagainya.
bisa Mail merge digunakan untuk nama dan alamat penerima di badan surat atau mail merge digunakan untuk amplop yang membungkus surat. Intinya, fitur ini akan memudahkan jika kita akan memasukkan data pribadi yang berbeda.

Yang pasti, di dokumen utama pasti ada bagian yang dikosongkan. Contoh:

  • Nama:
  • Alamat:
  • Nomor Telepon:

3. Gabungkan sumber data dengan dokumen utama

Setelah sumber data dan dokumen utama siap, saatnya untuk menggabungkannya. Caranya adalah:

  • Pastikan dokumen utama terbuka.
  • Kemudian pilih sub Mailing di Microsoft Word.
  • Selanjutnya, klik Mulai Gabungan Surat . Di bawahnya ada Letters , E-mail Messages , Envelopes , Labels , dan Directory, pilih salah satu sesuai kebutuhan. Misalnya, untuk membuat surat, lalu klik Surat.
  • Lanjutkan dengan beralih ke Select Recipient dan klik Use Existing List. Masukkan sumber data yang telah dibuat di Microsoft Excel.
  • Setelah dipilih, dokumen utama secara otomatis terhubung ke sumber data. Pastikan untuk memilih sumber data yang tepat.

4. Atur layout

Setelah itu, pastikan layout pada data source dan script utama sudah sesuai. Jadi untuk kolom Name, pastikan sudah terhubung dengan daftar nama yang ada di source. Caranya, cukup letakkan kursor di sebelah ‘Name’, lalu klik sub menu Insert Merge Field, lalu pilih Name. Selanjutnya lakukan langkah yang sama untuk data Alamat dan Nomor Telepon.

5. Cek preview, save, dan print

Untuk memastikan data yang dimasukkan sudah benar, kamu bisa cek di sub menu Preview Results. Kemudian akan muncul dokumen utama dengan data yang telah diisi. Untuk pindah ke record berikutnya, klik Next Record. Jika sudah benar maka simpan di Microsoft Word dengan memilih submenu Finish & Merge.
Ketika anda klik Finish & Merge maka akan ada 3 pilihan yaitu :

  • Edit Individual Document yang dapat anda gunakan untuk menyimpan file hasil kerja
  • Print Document untuk mencetak dokumen mail merge.
  • Kirim Pesan Email, jika ingin mengirim file script utama¬†

Silahkan pilih sesuai kebutuhan.
Mail merge merupakan fitur yang memudahkan Anda dalam melakukan korespondensi. Jika Anda ahli dalam Microsoft Word, tentu Anda sudah tahu cara membuat mail merge.

Akhir Kata

Itulah Artikel “Kegunaan dan Fungsi Mail Merge serta 5 Cara Mudah Membuatnya di Word“, Semoga bisa menambah wawasan kalian yah.
Jangan Lupa untuk share ke teman kalian dan kerabat kalian, agar mereka juga ikut mendapatkan Wawasan Terbaru juga.
Jika Ada kekurangan atau kritik dan saran jangan sungkan untuk komentar yah, karna itu sangat membantu kami untuk menjadi lebih baik lagi.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Back to top button